動画マニュアルを社内で作り続けるには｜担当・共有・更新の決め方

動画マニュアルを社内で作るときは、撮影や編集だけでなく、誰が内容を確認し、どこで見てもらい、いつ直すかも決めておきます。この記事では、最初の1本を試し、仕事の中で使い続けるための進め方を紹介します。

1本の動画の構成や撮り方を知りたい方は、スマホで作る動画マニュアルの7つの手順をご覧ください。ここでは、制作を社内で続けるための役割と運用を考えます。

最初は、説明する機会が多いひとつの作業から

最初から部署の仕事を全部動画にする必要はありません。繰り返し説明している作業の中から、手順が決まっていて、短く試せるものを選びます。

どこで新人が迷うのか、教える側は何度説明しているのかを聞き、その困りごとをひとつ書きます。動きが大切な部分は動画にし、品番や数値を調べる部分は一覧表を使うなど、伝える内容に合わせて形を選びましょう。

新しく買う機材を決める前に、手元のスマホで撮ってみます。ただし、説明の声や細かい手元がわからなければ、その原因に合わせて撮影場所や道具を見直します。

作る人・内容を確認する人・使う人を決める

作る人は、撮影と編集を進めます。内容を確認する人は、現在の正しい手順と映像が合っているかを見ます。使う人は、初めて見たときに何がわかり、どこで迷ったかを伝えます。

小さな職場では兼任でも構いませんが、正しさを誰が確認するかは曖昧にしないようにします。「詳しい人が見たはず」が集まって、誰も見ていなかった、という事態は避けたいところです。

動画の修正を頼む窓口も決めます。担当者が変わっても引き継げるように、編集に使った元のデータの保管場所を残します。

見る場所と、見てもらうタイミングを先に決める

動画は、社内で使用が認められている共有先に置きます。見る必要のある人が開けるか、社外の人まで見られる状態になっていないかを、職場の管理方法に沿って確認します。

「最初の説明の前に見る」「作業前に手順を確かめる」など、いつ使うかも決めます。場所を案内するだけでは、必要なときに見つけられないことがあります。作業名から探せる一覧にし、関連する資料と一緒に案内すると、探し方をそろえられます。

実際に使う端末で開き、文字の大きさと音、読み込みに問題がないかを確かめます。音を出せない職場では、必要な説明を文字でも読めるようにします。

試しに使い、説明し直した箇所を記録する

完成した1本を実際の説明に組み込み、見た人に手順と確認箇所を説明してもらいます。担当者が補足したところ、見直しが必要だったところ、探しにくかったところを短く記録します。

「再生されたから伝わった」とは限りません。使う人がどこで迷ったかを確かめ、映像を足すのか、説明を直すのか、資料で補うのかを考えます。

効果を確かめるなら、同じ作業について説明にかかった時間や補足した内容を記録し、比べる条件も残します。動画を作っただけで教育時間が減ると決めつけず、現場で使った結果から判断しましょう。

管理表には、何をいつ確認したかを残す

社内の管理表には、動画名、対象の作業、動画を開く場所、内容を確認した日、確認した人、次に見直す時期を記録します。特別な仕組みを作る前に、普段使っている表で試せます。

例えば、架空の「備品の片づけ方」という動画なら、「対象：共用文房具の返却」「確認日：実際に確認した日」「担当：確認した人」「見直し：収納場所や返却手順が変わったとき」のように記録します。これは記入方法の例で、実在する職場の運用ではありません。

定期的な確認に加えて、道具や手順が変わったときも見直します。差し替え後は、案内しているリンクと、手元に残る古い動画も確認しましょう。

次に作る動画は、使った結果から選ぶ

最初の動画でわかった不足を直し、次に繰り返し説明している作業を選びます。同じ作り方で対応できる部分はそろえ、内容が異なるところは無理に同じ形にしないようにします。

危険を伴う作業などは、職場で必要な教育や確認を前提に、担当する責任者と動画の使い方を決めます。動画を見ただけで、その作業を行えると判断するものではありません。

まずは、作業をひとつ選び、内容を確認する人と見る場所を決め、1本を試してみてください。具体的な制作は、動画マニュアルの作り方で確認できます。撮影前の準備を詳しく考える場合は、書籍『企業動画は準備が9割』の紹介もご覧ください。